Een factuur opstellen: hoe doe je dat en waar moet je zeker op letten?

First things first: wat is een factuur eigenlijk?

‍

Een factuur is een officieel document dat door een verkoper uitgegeven wordt aan een koper. Deze factuur dient als bewijs van een transactie en bevat alle details van de aankoop, zoals de geleverde goederen of diensten, het verschuldigde bedrag en de betalingsvoorwaarden. Kortom, een factuur geldt als juridisch en boekhoudkundig document en is essentieel voor zowel bedrijven als zelfstandigen om inkomsten en kosten correct bij te houden. 

‍

‍Wanneer moet je een factuur opstellen?

‍

Volgens de Nederlandse btw-wetgeving zijn bedrijven en zelfstandigen verplicht om een factuur op te stellen bij elke verkoop van goederen of diensten aan een andere onderneming of professional. Voor consumenten die aankopen doen voor privégebruik, hoef je meestal geen factuur opmaken. 

Er zijn echter specifieke gevallen waarin dit wél moet, zoals:

• Werken aan onroerend goed
• Levering van bouwmaterialen
• Verkopen op afbetaling
• Verkopen op afstand (beurzen, internet…)
• Verhuisdiensten
  ‍

‍Hoe snel moet je factureren?

‍

Het simpele antwoord? Zo snel mogelijk. En bij voorkeur onmiddellijk bij de levering. Zeg nu zelf: waarom zou je dit in godsnaam uitstellen? Je moet daardoor langer op je geld wachten, dwingt minder betaaldiscipline af bij je klanten én kan je cashflow serieus in gevaar brengen. Een strikte facturatiediscipline is cruciaal voor elke onderneming, want het bespaart je een hoop geld en problemen. Bovendien is er ook de btw-wetgeving. Deze wetgeving verplicht jou om uiterlijk op de vijftiende werkdag van de maand te facturen, na de maand waarin de btw opeisbaar wordt. 

‍

Waarom is een factuur opstellen zo belangrijk?

‍

Hoe je het ook draait of keert: factureren is cruciaal voor elke onderneming. Hieronder de belangrijkste redenen:

‍

• Facturen zorgen voor inkomsten: je factuur is namelijk een bewijs dat je bepaalde producten of diensten hebt geleverd voor een bepaalde prijs. Het geldt als bewijs - als de factuur juist werd opgemaakt! - en kan je behoeden voor wanbetalers.  

• Facturen geven inzicht in je bedrijf: facturen vormen een maatstaf om te zien of je als onderneming goed bezig bent. Ze tonen je inkomsten en uitgaven, waardoor je de financiële gezondheid van je eigen zaak eenvoudig in kaart kunt brengen.

• Foute facturen kosten je geld: als je facturen niet kloppen, dan loop je risico op sancties van de fiscus. Dit geldt trouwens niet alleen voor de facturen die jij opstelt, maar ook voor de incorrecte facturen van je leveranciers.

‍

Meerdere manieren om een factuur op te maken

‍

Er zijn verschillende manieren om een factuur te maken. De meest voorkomende types facturen vind je in deze lijst:

‍

• Via Word of Excel: dit is een traditionele en handmatige manier om facturen te maken. Deze werkwijze kan echter erg tijdrovend zijn, met een verhoogd risico op manuele fouten. 

• Via PDF: veel ondernemers kiezen voor een boekhoudprogramma waarmee je snel en correct facturen kunt genereren en opvolgen. Deze worden dan, al dan niet automatisch, naar de klant verstuurd in PDF-vorm.

• Via Peppol e-invoicing: e-invoicing via Peppol wordt verplicht. Dit wordt dus dé manier om facturen te versturen. Het zorgt voor meer standaardisatie, veiligheid en automatisering - iets dat we alleen maar kunnen toejuichen.

‍

In de spotlight: verschillende soorten facturen

‍

Een factuur is een factuur, toch? Eigenlijk niet. Er bestaan immers diverse soorten facturen, afhankelijk van het soort transactie. We highlighten enkele documenttypes:

‍

• Verkoopfactuur: dit wordt uitgereikt door een verkoper aan een klant voor geleverde goederen of diensten.

• Aankoopfactuur: dit ontvang je als bedrijf van een leverancier voor gekochte producten of diensten.

• Voorschotfactuur: dit wordt gebruikt wanneer een klant een deel van het afgesproken bedrag vooraf moet betalen.

• Creditfactuur: dit geldt als correctie op een eerder uitgereikte factuur, bijvoorbeeld bij een terugbetaling of fout (zie onder).

• Proforma factuur: dit is een voorlopige factuur, vaak gebruikt om een offerte te bevestigen.

‍

Een factuur opmaken: de essentiële onderdelen

‍

Een factuur moet aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Hieronder vind je de essentiële onderdelen die op elke factuur moeten staan:

‍

• Alle gegevens van jouw bedrijf: vermeld je bedrijfsnaam, rechtsvorm, adresgegevens en btw-nummer.

• Gegevens van de klant: voeg de bedrijfsnaam of naam van de klant, adresgegevens en btw-nummer (indien van toepassing) toe. 

• Factuurnummer: zorg dat elke factuurnummer uniek en opeenvolgend is. Dit is een wettelijke vereiste.

• Factuurdatum: geef de factuurdatum weer. Dit is de datum waarop je de factuur hebt opgemaakt.

• Omschrijving van de producten/diensten: probeer dit steeds zo duidelijk mogelijk te omschrijven.

• Bedragen en btw-specificaties: vermeld telkens het nettobedrag, het btw-bedrag (incl. btw-percentage) en het totaalbedrag.

• Betalingstermijn: geef duidelijk aan binnen hoeveel dagen dat de factuur moet worden betaald. 

• Rekeningnummer: vermeld duidelijk het bankrekeningnummer, inclusief de naam van de rekeninghouder.

‍

In welke taal moet de factuur worden opgesteld?

‍

Een factuur moet steeds opgemaakt en verstuurd worden in de taal van het gebied waar jouw zaak gevestigd is - zelfs als je klant die taal niet machtig is. Je kunt uiteraard altijd een extra vertaling van de factuur bezorgen. Dit accentueert je goede service en zorgt ervoor dat misverstanden vermeden worden.

‍

Een fout in de factuur: mag je dit corrigeren?

‍

Een foutje geslopen in de factuur? Vervelend, maar het kan altijd gebeuren. Je mag die vergissing rechtzetten, maar neemt best zo snel mogelijk contact op met je klant. Wees er transparant over, leg je situatie uit, stel een creditnota op en stuur hem of haar zo snel mogelijk de verbeterde factuur door.

‍

En wat nou als die factuur niet betaald wordt? Lees hier wat je moet doen met onbetaalde facturen. 

‍

Veelgestelde vragen over facturatie

‍

Wanneer verjaart een factuur?

‍

Wanneer je zaken doet met andere ondernemers (B2B), kan je je onbetaalde facturen tot 5 jaar na datum invorderen. Dit geldt ook in tegenovergestelde richting: leveranciers mogen tot 5 jaar na de overeenkomst bij jou aanbellen. Na die datum vervallen de nog openstaande schulden en vorderingen, als jij (of je leverancier) te weinig aantoonbare inspanningen hebt geleverd om betaald te worden.

‍

Bij consumenten (B2C) is het anders. De factuur verjaart al na 2 jaar bij producten, en 5 jaar bij diensten.

‍

Kan je factuurkosten aanrekenen?

‍

Ben je wettelijk verplicht om een factuur, bewijsstuk of bestelbon uit te reiken? Dan mag je geen kosten aanrekenen aan de klant voor de opmaak van dat document. Enkel indien je niét wettelijk verplicht bent om zo’n document op te maken en af te geven -en de klant er toch om vraagt - mag je daar kosten voor aanrekenen.

‍

Mag een factuur afwijken van de offerte?

‍

Volgens de wet worden offertes opgemaakt ‘in de context van’ de algemene voorwaarden. Wat in jouw algemene voorwaarden staat, is dus doorslaggevend. Het aanvaarden van een offerte - zijnde expliciet door de ondertekening ervan of impliciet door de werken te laten uitvoeren - betekent altijd dat de klant akkoord gaat met je algemene voorwaarden.

‍

In hoeveel exemplaren maak je je factuur op?

‍

Je stelt je facturen steeds in tweevoud op: één versie voor je klant, één exemplaar voor jou. Je bent bovendien verplicht om deze facturen zelf bij te houden. In principe duurt je bewaarplicht zeven jaar, maar er zijn ook uitzonderingen. Enkel in uitzonderlijke gevallen geldt een langere bewaarplicht, die kan duren tot wel 10 jaar.

‍

Moet je een boete betalen als er een fout in de factuur staat?

‍

Vergeet je een verplichte vermelding op je factuur? Dan zwaait de Belastingdienst met flinke boetes. Per ontbrekend gegeven of per fout kan de boete oplopen tot €5.278. Een fout maken op je factuur? Liever niet dus!

‍