Émettre une facture : comment procéder et à quoi faire attention ?

Première chose : qu'est-ce qu'une facture exactement ?

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Une facture est un document officiel émis par un vendeur à un acheteur. Elle sert de preuve de transaction et contient tous les détails de l'achat, tels que les biens ou services fournis, le montant dû et les conditions de paiement. En résumé, une facture fait office de document juridique et comptable essentiel pour permettre aux entreprises et aux indépendants de suivre correctement leurs revenus et leurs dépenses.

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Quand devez-vous établir une facture ?

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Selon la législation belge en matière de TVA, les entreprises et les indépendants sont obligés d'émettre une facture pour chaque vente de biens ou de services à une autre entreprise ou professionnel. Pour les consommateurs qui achètent pour un usage privé, il n'est généralement pas nécessaire de rédiger une facture.

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Cependant, il existe des cas spécifiques où cela est requis. Voici quelques exceptions typiques :

• Travaux immobiliers
• Livraison de matériaux de construction
• Ventes à tempérament
• Ventes à distance (foires, internet, etc.)
• Services de déménagement

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À quelle vitesse devez-vous facturer ?

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La réponse simple ? Aussi rapidement que possible. Idéalement, immédiatement après la livraison. Avouons-le : pourquoi repousser cela inutilement ? Cela vous oblige à attendre plus longtemps pour être payé, réduit la discipline de paiement chez vos clients et peut sérieusement mettre en danger votre trésorerie. Une discipline stricte en matière de facturation est cruciale pour chaque entreprise, car elle vous fait gagner beaucoup d'argent et évite des problèmes. De plus, il y a la législation sur la TVA qui vous oblige à facturer au plus tard le quinzième jour ouvrable du mois suivant celui où la TVA devient exigible.

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Pourquoi est-il si important d'émettre une facture ?

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Quel que soit l'angle sous lequel vous le regardez, la facturation est cruciale pour toute entreprise. Voici les principales raisons :

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• Les factures génèrent des revenus : votre facture prouve que vous avez fourni certains produits ou services pour un prix déterminé. Elle sert de justificatif – à condition qu'elle soit correctement établie ! – et peut vous protéger contre les mauvais payeurs.  

• Les factures apportent un aperçu de votre entreprise : elles constituent une mesure pour évaluer si votre entreprise est sur la bonne voie. Elles montrent vos revenus et vos dépenses, vous permettant de dresser la carte de la santé financière de votre société.

• Des factures incorrectes vous coûtent de l'argent : si vos factures ne sont pas exactes, vous risquez des sanctions de la part du fisc. Cela vaut non seulement pour les factures que vous émettez, mais aussi pour les factures inexactes de vos fournisseurs.

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Différentes façons de rédiger une facture

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Il existe plusieurs méthodes pour établir une facture. Voici les types de factures les plus courants :

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• Via Word ou Excel : c'est une méthode traditionnelle et manuelle pour créer des factures. Cette approche peut être très chronophage et comporte un risque accru d'erreurs manuelles.

• Via PDF : de nombreux entrepreneurs optent pour un logiciel de comptabilité qui permet de générer et de suivre les factures rapidement et correctement. Celles-ci sont alors envoyées aux clients, automatiquement ou non, sous forme de PDF.

• Via la facturation électronique Peppol : la facturation électronique via Peppol deviendra obligatoire à partir du 1er janvier 2026. Cela deviendra donc la méthode privilégiée pour envoyer des factures. Elle offre plus de standardisation, de sécurité et d'automatisation, ce que nous ne pouvons qu'encourager.

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Focus sur : les différents types de factures

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Une facture est une facture, n'est-ce pas ? Pas exactement. En réalité, il existe divers types de factures, en fonction du type de transaction. Voici quelques types de documents courants :

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• Facture de vente : émise par un vendeur à un client pour des biens ou services fournis.

• Facture d'achat : reçue par une entreprise de la part d'un fournisseur pour des produits ou services achetés.

• Facture d'acompte : utilisée lorsque le client doit payer une partie du montant convenu à l'avance.

• ‍Facture d'avoir : sert de correction à une facture précédemment émise, par exemple dans le cas d'un remboursement ou d'une erreur.

• Facture proforma : une facture provisoire, souvent utilisée pour confirmer un devis.

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Émettre une facture : les éléments essentiels

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Une facture doit répondre à certaines exigences légales. Voici les éléments essentiels qui doivent figurer sur chaque facture :

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• Informations de votre entreprise : indiquez le nom de votre entreprise, sa forme juridique, ses coordonnées et son numéro de TVA.

• Informations sur le client : ajoutez le nom de l'entreprise ou le nom du client, ses coordonnées et son numéro de TVA (le cas échéant). 

• Numéro de facture : assurez-vous que chaque numéro de facture est unique et séquentiel. Ceci est une obligation légale.

• Date de la facture : indiquez la date de la facture. Il s'agit de la date à laquelle vous avez établi la facture.

• Description des produits/services : essayez de décrire cela aussi clairement que possible.

• Montants et spécifications de la TVA : mentionnez toujours le montant net, le montant de la TVA (y compris le pourcentage de TVA) et le montant total.

• Délai de paiement : précisez clairement dans combien de jours la facture doit être payée.

• Numéro de compte : indiquez clairement le numéro de compte bancaire, y compris le nom du titulaire du compte.

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Dans quelle langue doit être rédigée la facture ?

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Une facture doit toujours être rédigée et envoyée dans la langue de la région où votre entreprise est établie - même si votre client ne maîtrise pas cette langue*. En Flandre, il s'agit donc toujours du néerlandais, en Wallonie du français. Si vous avez un établissement à Bruxelles, vous pouvez choisir entre les deux langues nationales.

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*Vous pouvez bien sûr toujours fournir une traduction supplémentaire de la facture. Cela met en avant votre bon service et permet d'éviter les malentendus.

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Une erreur dans la facture : pouvez-vous la corriger ?

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Une erreur s'est glissée dans la facture ? C'est ennuyeux, mais cela peut toujours arriver. Vous pouvez corriger l'erreur, mais il est préférable de contacter votre client le plus rapidement possible. Soyez transparent, expliquez votre situation, établissez une note de crédit et envoyez-lui dès que possible la facture corrigée.

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Peur des amendes ? Consultez la section des questions fréquemment posées en bas de ce blog pour les montants exacts.

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Facturation, paiements et comptabilité : comment cela fonctionne-t-il exactement ? Dans ce blog, découvrez tout sur le délai de paiement de vos factures, les étapes possibles à entreprendre en cas de défaut de paiement et comment la facturation électronique peut améliorer votre trésorerie et apporter une stabilité financière.

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Questions fréquemment posées sur la facturation

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Quand une facture est-elle prescrite ?

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Lorsque vous traitez avec d'autres entrepreneurs (B2B), vous pouvez recouvrer vos factures impayées jusqu'à 10 ans après leur date d'émission. Cela s'applique également dans le sens inverse : les fournisseurs peuvent vous solliciter jusqu'à 10 ans après l'accord. Après cette date, les dettes et créances en suspens expirent si vous (ou votre fournisseur) n'avez pas fait suffisamment d'efforts pour être payé.

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Pour les consommateurs (B2C), c'est différent. La facture est prescrite après un an — à condition qu'aucun écrit n'ait été établi, bien sûr. Dans un contexte B2C, il vaut donc mieux ne pas tarder à recouvrer un éventuel montant en souffrance. Si un écrit a été établi, vous disposez de plus de temps et pouvez recouvrer le montant dû jusqu'à 10 ans après.

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Peut-on facturer des frais de facture ?

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Êtes-vous légalement obligé de délivrer une facture, un justificatif ou un bon de commande ? Dans ce cas, vous ne pouvez pas facturer de frais au client pour la création de ce document. Ce n'est que si vous n'êtes pas légalement obligé de créer et de délivrer un tel document, mais que le client le demande tout de même, que vous pouvez lui facturer des frais.

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Une facture peut-elle différer du devis ?

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Selon la loi, les devis sont établis "dans le contexte" des conditions générales. Ce qui est stipulé dans vos conditions générales est donc déterminant. L'acceptation d'un devis, que ce soit explicitement par sa signature ou implicitement en réalisant les travaux, signifie toujours que le client accepte vos conditions générales.

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Combien d'exemplaires de votre facture devez-vous établir ?

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Vous devez toujours établir vos factures en deux exemplaires : une version pour votre client et un exemplaire pour vous. Vous êtes également tenu de conserver ces factures vous-même. En principe, la durée de conservation est de sept ans, mais il existe des exceptions. Dans certains cas exceptionnels, la durée de conservation peut aller jusqu'à 15 ans.

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Devez-vous payer une amende s'il y a une erreur sur la facture ?

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Oubliez-vous d'inclure une mention obligatoire sur votre facture ? L'administration peut alors prononcer une amende administrative : 25 € par facture (avec un minimum de 50 € et un maximum de 500 €) pour votre première infraction ; 50 € par facture (avec un maximum de 250 €) pour d'autres premières infractions ; 125 € par facture (avec un maximum de 1 250 €) pour votre deuxième infraction ; 250 € (avec un maximum de 5 000 €) pour les infractions suivantes.

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Au lieu de ces amendes administratives, l'administration peut également imposer une amende proportionnelle allant jusqu'à 200 % de la TVA due si votre facture comporte une erreur : dans le numéro d'identification, le nom ou l'adresse de vous-même ou du client ; dans la nature, la quantité ou le prix des biens ou services fournis.

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