Automatische Incasso en SEPA: automatiseer terugkerende betalingen

Wat is een automatische incasso?

‍

Een automatische incasso is een betalingsmethode waarbij je, met toestemming van je klant, geld rechtstreeks van hun bankrekening kunt afschrijven. Dit gebeurt zonder dat de klant zelf actie hoeft te ondernemen voor elke betaling.

‍

Zo’n automatische incasso kun je instellen op basis van een eenmalige óf doorlopende machtiging. Of dat handig is? Zeker! Bij terugkerende betalingen zoals abonnementen, lidmaatschappen of diensten met vaste intervallen scheelt het een hoop werk én je mist nooit een betaling!

‍

Wat is SEPA en SEPA incasso?

‍

SEPA (Single Euro Payments Area) is een Europees betalingssysteem dat in 2014 werd ingevoerd om internationale betalingen binnen Europa te standaardiseren en vereenvoudigen. Het zorgt ervoor dat betalingen tussen deelnemende landen net zo eenvoudig en veilig verlopen als binnenlandse betalingen.

‍

SEPA incasso (ook bekend als SEPA Direct Debit) is het gestandaardiseerde Europese systeem voor automatische incasso's. Het maakt het mogelijk om automatische incasso's uit te voeren in alle deelnemende landen met dezelfde regels en voorwaarden.

‍

De SEPA-zone omvat momenteel alle landen van de Europese Unie, Noorwegen, IJsland en Zwitserland en enkele overzeese gebieden.

‍

Hoe werkt automatische incasso via SEPA?

‍

Het SEPA incasso-proces verloopt volgens vaste stappen:

‍

1. Mandaat verkrijgen: Je vraagt je klant om een SEPA machtiging (mandaat) te tekenen
2. Machtiging registreren: Je slaat de mandaatgegevens op in je administratie
3. Pre-notificatie: Je informeert je klant vooraf over de aankomende afschrijving
4. Incasso-opdracht: Je stuurt de incasso-opdracht naar je bank
5. Verwerking: De betaling wordt direct verwerkt via het banksysteem

‍

Verschil tussen automatische incasso met en zonder SEPA

‍

Voor de invoering van SEPA gebruikte elk land zijn eigen systeem voor automatische incasso's. Deze nationale systemen zijn inmiddels vervangen door SEPA. Het belangrijkste verschil:

‍

‍

Eenmalige vs. doorlopende incasso

‍

Bij SEPA incasso kent men twee varianten, de eenmalige en de doorlopende incasso. Hieronder het verschil:

‍

Eenmalige incasso (one-off):

• Voor één specifieke betaling
• Het mandaat vervalt automatisch na gebruik
• Ideaal voor eenmalige aankopen of diensten

‍

Doorlopende incasso (recurrent):

• Voor meerdere, terugkerende betalingen
• Het mandaat blijft geldig tot intrekking
• Perfect voor abonnementen, lidmaatschappen of termijnbetalingen

‍

Voordelen van automatische incasso voor bedrijven

‍

Automatische incasso via SEPA biedt ondernemers talrijke voordelen:

‍

Verbeterde cashflow

• Voorspelbare inkomsten op vaste momenten
• Minder vertraging in betalingen
• Betere liquiditeitsplanning

‍

Efficiëntere administratie

• Minder handmatig betalingsbeheer
• Geautomatiseerde boekhoudprocessen
• Tijdsbesparing bij facturering

‍

Lagere kosten

• Minder transactiekosten vergeleken met creditcards
• Minder aanmaningen versturen
• Besparing op administratieve handelingen

‍

Klantvriendelijkheid

• Gemak voor je klanten: ze hoeven niet steeds actief te betalen
• Geen gemiste betalingen
• Mogelijkheid tot flexibele betalingsplannen

‍

Internationaal bereik

• Incasseren in alle SEPA-landen
• Vereenvoudigde internationale bedrijfsvoering
• Uitbreiding naar Europese markten zonder complexe betalingsstructuren

‍

Wat heb je nodig om automatische incasso's te gebruiken?

‍

Om SEPA incasso's te kunnen uitvoeren, zijn de volgende elementen essentieel:

‍

1. Een incassocontract met je bank

Je bank moet je toestemming geven om incasso's uit te voeren. Hiervoor sluit je een incassocontract af en ontvang je een incassant-ID.

‍

2. Incassosoftware of -dienst

Je hebt een systeem nodig om:

• Mandaten te beheren
• Incasso-opdrachten aan te maken
• Pre-notificaties te versturen
• Betalingen te volgen

‍

Dit kan via je boekhoudprogramma, een gespecialiseerde incassodienst of via je bank.

‍

3. Correcte mandaatadministratie

Je moet alle SEPA-mandaten zorgvuldig administreren, inclusief:

‍

• Unieke mandaatreferentie
• Datum van ondertekening
• Gegevens van de betaler
• Type mandaat (eenmalig of doorlopend)

‍

4. Kennis van SEPA-regelgeving

Zorg dat je op de hoogte bent van:

‍

• Wettelijke termijnen voor pre-notificatie
• Regels voor terugboekingen
• Vereisten voor mandaatbeheer

‍

Automatische incasso en Peppol

‍

Werk jij met terugkerende betalingen of abonnementen? Dan wil je geen tijd verliezen aan de opvolging. Het grote voordeel van Peppol bij automatische incasso is dat het facturatie- en incasso proces volledig digitaal, snel, veilig én foutloos verloopt. Een automatische incasso wordt dankzij automatisering en Peppol direct verwerkt. Zo beperk je manuele handelingen, voorkom je fouten en verbeter je direct je cashflow.

‍

Nóg meer tijd besparen bij automatische incasso’s? Koppel simpel je boekhoudsoftware of bank aan Lucy en ontdek hoe facturen automatisch worden verwerkt! 

‍

Ontdek ook hoe digitale facturatie via Peppol je administratie versnelt en fouten voorkomt.

‍

Ontdek e-facturatie via Lucy

‍

Wil je meer weten over Lucy voor ondernemers? Neem dan contact met ons op!

‍

‍

‍

‍