Help, mijn facturen worden niet betaald! E-invoicing als oplossing tegen niet-betaalde facturen
Als ondernemer heb je er ongetwijfeld al mee te maken gehad: klanten die hun facturen niet op tijd betalen. Frustrerend. Onbetaalde facturen leiden tot meer rompslomp, vergen meer opvolgtijd en kunnen zelfs een negatieve impact hebben op je cashflow. Maar wat kan je doen bij een niet-betaalde factuur? Hoe kan je je facturen efficiënt bijhouden? Wat zijn de wettelijke betalingstermijnen? En wat kan je doen als een factuur niet op tijd betaald wordt? In dit artikel beantwoorden we deze vragen en laten we zien hoe e-invoicing een oplossing biedt.
.png)
Wettelijke betalingstermijnen voor facturen
Om je cashflow gezond te houden, is het cruciaal dat klanten hun facturen op tijd betalen. Maar welke wettelijke betalingstermijn mag je hanteren? Wat betekent dat precies? En wat als een klant zich niet aan de betaaltermijn van je facturen houdt? We bespreken de wettelijke regels rond betalingstermijnen en wat je kunt doen als de termijn overschreden wordt.
Wat betekent een betalingstermijn van x-aantal dagen?
Een betalingstermijn is de afgesproken periode waarin een factuur betaald moet worden. Dit kan variëren van 8 dagen tot 60 dagen en is afhankelijk van de sector en contractuele afspraken. Het is essentieel om deze termijn correct te vermelden op je factuur om misverstanden te vermijden.
Wat zegt de wet over betalingstermijnen?
De wettelijke betalingstermijn voor facturen is afhankelijk van verschillende factoren. In België geldt voor zakelijke transacties een standaard betalingstermijn van 30 dagen, tenzij anders overeengekomen. Voor consumenten geldt doorgaans een termijn van 14 dagen. In sommige gevallen kan een kortere of langere termijn worden afgesproken, maar termijn mag niet onredelijk zijn.
Wat als de betaaltermijn niet wordt gerespecteerd?
Al meegemaakt, zeker? Jij stelt je factuur netjes, volledig en juist op, je wacht geduldig af en… de betalingstermijn is verstreken. Je factuur werd niet betaald. Vervelend. Je kunt een betalingsherinnering sturen, een aanmaning (met extra kosten) verzenden, wettelijke interesten of schadevergoedingen aanrekenen of zelfs beginnen met een incassoprocedure. In de volgende paragraaf gaan we hier dieper op in.
Facturen bijhouden en opvolgen
Als ondernemer is het van essentieel belang dat je facturen niet alleen duidelijk zijn opgesteld of professioneel overkomen. Ze moeten ook - en vooral! - voldoen aan alle wettelijke vereisten en essentiële elementen. Een correct opgestelde factuur zorgt namelijk niet alleen voor een soepele betaling, maar voorkomt ook heel wat administratieve en/of juridische problemen.
Wat moet er zeker op een factuur staan?
- Alle gegevens van jouw bedrijf: vermeld je bedrijfsnaam, rechtsvorm, adresgegevens en btw-nummer.
- Gegevens van de klant: voeg de bedrijfsnaam of naam van de klant, adresgegevens en btw-nummer (indien van toepassing) toe.
- Factuurnummer: zorg dat elke factuurnummer uniek en opeenvolgend is. Dit is een wettelijke vereiste.
- Factuurdatum: geef de factuurdatum weer. Dit is de datum waarop je de factuur hebt opgemaakt.
- Omschrijving van de producten/diensten: probeer dit steeds zo duidelijk mogelijk te omschrijven.
- Bedragen en btw-specificaties: vermeld telkens het nettobedrag, het btw-bedrag (incl. btw-percentage) en het totaalbedrag.
- Betalingstermijn: geef aan binnen hoeveel dagen dat de factuur moet worden betaald.
- Rekeningnummer: vermeld duidelijk het bankrekeningnummer, inclusief de naam van de rekeninghouder.
Wanneer is een factuur officieel te laat betaald?
Een factuur wordt als te laat betaald beschouwd zodra de betalingstermijn is verstreken en het verschuldigde bedrag niet op je rekening staat. Dit kan namelijk negatieve gevolgen hebben voor je liquiditeit en je bedrijfsvoering - iets waar je streng op moet toezien.
Wat moet je doen als je factuur niet betaald wordt?
- Stap 1: dubbelcheck je factuur: Vergissen is menselijk. Controleer daarom of alle gegevens op je factuur 100% zeker correct zijn. Denk aan je klantgegevens, bedragen, btw-tarieven of de betalingstermijn. Een kleine fout kan leiden tot een onbetaalde factuur
- Stap 2: stuur een herinnering: Is de betalingstermijn verstreken? Stuur dan een betalingsherinnering. Met facturatiesoftware zoals Lucy automatiseer je dit proces, waardoor jouw herinnering direct bij niet-betaalde facturen wordt verzonden.
- Stap 3: neem persoonlijk contact op: Als de eerste (automatische) herinnering geen effect heeft, bel je de klant persoonlijk op. Dit schept vaak meteen duidelijkheid over waarom de openstaande factuur niet betaald wordt. Oftewel: even goede vrienden!
- Stap 4: schakel een incassoprocedure in: Blijft de factuur onbetaald - en dat na meerdere reminders? Dan kan je indien gewenst een incassobureau inschakelen of een juridische procedure starten. Dit is een laatste redmiddel bij hardnekkige wanbetalers.
Hoe zorgt e-invoicing voor minder onbetaalde facturen?
Je weet nu wat je moet doen als je factuur niet betaald wordt, maar laten we gewoon eerlijk zijn: voorkomen is beter dan genezen, toch? En e-invoicing zou weleens dé oplossing kunnen zijn om niet-betaalde facturen tegen te gaan. Door met je bedrijf e-invoicing te omarmen en je facturatieproces verder te moderniseren, zorg je immers voor:
- Automatisering van processen: E-facturen worden via een gestandaardiseerd formaat zoals UBL rechtstreeks in het boekhoudsysteem van de klant ingelezen. Ontvangers ontvangen de factuur dus direct (zonder vertraging door post of mail) en kunnen deze meteen verwerken.
- Een betere communicatie: E-facturen bevatten alle benodigde gegevens in een duidelijke, gestructureerde vorm. Dit voorkomt dat klanten extra informatie moeten opvragen, wat vertragingen veroorzaakt of kan leiden tot niet-betaalde facturen.
- Directe betalingsherinneringen: Dankzij de automatiseringsmogelijkheden van e-facturatie verstuur je automatisch herinneringen en aanmaningen zodra een betalingstermijn is verstreken. Dit voorkomt dat facturen in de vergetelheid raken en niet betaald worden.
- Een verhoogd betalingsvertrouwen: Dankzij het gebruik van veilige netwerken zoals Peppol daalt de kans op fraude of spookfacturen. Kortom, er heerst meer vertrouwen bij de ontvangende partijen, waardoor waardoor ze sneller geneigd zullen zijn om te betalen.
- Snellere betalingen: Uit recent onderzoek blijkt dat e-facturen gemiddeld 30% sneller worden betaald dan traditionele facturen. Met een betere cashflow als gevolg. Vaak worden betaalopties, zoals SEPA-overboekingen of QR-codes, immers direct aan de factuur toegevoegd.
Zeg vaarwel tegen niet-betaalde facturen
Onbetaalde facturen zijn een veelvoorkomend probleem waar veel ondernemers, freelancers, leveranciers en zelfs grote bedrijven mee te kampen krijgen. Gelukkig kan e-invoicing - naast de vele voordelen op het vlak van efficiëntie en automatisatie - ervoor zorgen dat openstaande facturen sneller betaald worden.
Met de juiste strategie beperk je namelijk de impact van niet-betaalde facturen. Door wettelijke betalingstermijnen te respecteren, je facturatie goed bij te houden en op te volgen én door e-invoicing te implementeren in je bedrijfsvoering, verhoog je de kans op tijdige betalingen aanzienlijk. Klaar om van de voordelen van Peppol e-invoicing te genieten?
Stoom je onderneming klaar voor e-invoicing en ontdek de meerwaarde van Peppol
