Au secours, mes factures ne sont pas payées ! La facturation électronique comme solution contre les factures impayées

Délais de paiement légaux pour les factures

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Pour maintenir votre trésorerie en bonne santé, il est crucial que les clients paient leurs factures à temps. Mais quels délais de paiement légaux pouvez-vous appliquer ? Que signifie cela précisément ? Et que faire si un client ne respecte pas le délai de paiement de vos factures ? Nous examinerons les règles légales concernant les délais de paiement et ce que vous pouvez faire si le délai est dépassé.

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Qu'est-ce qu'un délai de paiement de x jours signifie ?

Un délai de paiement est la période convenue durant laquelle une facture doit être payée. Cela peut varier de 8 jours à 60 jours et dépend du secteur et des accords contractuels. Il est essentiel de mentionner correctement ce délai sur votre facture pour éviter les malentendus.

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Que dit la loi sur les délais de paiement ?

Le délai de paiement légal pour les factures dépend de plusieurs facteurs. En Belgique, pour les transactions commerciales, le délai de paiement standard est de 30 jours, sauf accord contraire. Pour les consommateurs, le délai est généralement de 14 jours. Dans certains cas, une période plus courte ou plus longue peut être convenue, mais la période ne doit pas être déraisonnable.

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Que faire si le délai de paiement n'est pas respecté ?

Vous l'avez déjà vécu, certainement ? Vous établissez votre facture de manière correcte, complète et précise, vous attendez patiemment et voilà le délai de paiement est dépassé. Votre facture n'a pas été payée. C'est embêtant. Vous pouvez envoyer un rappel de paiement, expédier une mise en demeure (avec des frais supplémentaires), facturer des intérêts légaux ou des dommages-intérêts ou même entamer une procédure de recouvrement. Dans le paragraphe suivant, nous approfondirons ce sujet.

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Suivi et gestion des factures

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En tant qu'entrepreneur, il est essentiel que vos factures soient non seulement claires et professionnelles, mais surtout qu'elles respectent toutes les exigences légales et contiennent les éléments essentiels. Une facture correctement établie assure non seulement un paiement fluide, mais évite également de nombreux problèmes administratifs et/ou juridiques.

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Que doit contenir une facture ?

• Toutes les informations de votre entreprise : mentionnez le nom de votre entreprise, sa forme juridique, ses coordonnées et son numéro de TVA.
• Informations sur le client : ajoutez le nom ou la raison sociale du client, ses coordonnées et son numéro de TVA (le cas échéant).
• Numéro de facture : assurez-vous que chaque numéro de facture est unique et séquentiel. C'est une exigence légale.
• Date de la facture : indiquez la date de la facture. Il s'agit de la date à laquelle vous avez établi la facture.
• Description des produits/services : essayez de décrire cela aussi clairement que possible.
• Montants et spécifications de la TVA : mentionnez toujours le montant net, le montant de la TVA (y compris le pourcentage de TVA) et le montant total.
• Délai de paiement : indiquez le nombre de jours dans lesquels la facture doit être payée. 
• Numéro de compte : mentionnez clairement le numéro de compte bancaire, y compris le nom du titulaire du compte.

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Quand une facture est-elle officiellement en retard de paiement ?

Une facture est considérée comme étant en retard de paiement dès que le délai de paiement est dépassé et que le montant dû n'est pas crédité sur votre compte. Cela peut avoir des conséquences négatives sur votre liquidité et votre gestion d'entreprise, ce qui requiert une vigilance particulière.

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Que faire si votre facture n'est pas payée ?

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• Étape 1 : vérifiez votre facture. L'erreur est humaine. Vérifiez donc que toutes les informations sur votre facture sont correctes à 100 %. Pensez aux informations sur le client, aux montants, aux taux de TVA ou au délai de paiement. Une petite erreur peut entraîner une facture impayée.

• Étape 2 : envoyez un rappel. Le délai de paiement est-il écoulé ? Envoyez alors un rappel de paiement. Avec un logiciel de facturation comme Lucy, vous pouvez automatiser ce processus, ce qui permet d'envoyer automatiquement votre rappel pour les factures impayées.

• Étape 3 : contactez personnellement le client. Si le premier rappel (automatique) n'a pas d'effet, appelez directement le client. Cela clarifie souvent immédiatement pourquoi la facture en suspens n'a pas été payée. En d'autres termes : restez de bons amis !

• Étape 4 : engagez une procédure de recouvrement. La facture reste-t-elle impayée, même après plusieurs rappels ? Vous pouvez alors, si vous le souhaitez, faire appel à une agence de recouvrement ou engager une procédure judiciaire. C'est un dernier recours face à des mauvais payeurs persistants.

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Comment la facturation électronique réduit-elle les factures impayées ?

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Vous savez maintenant quoi faire si une facture n'est pas payée, mais soyons honnêtes : mieux vaut prévenir que guérir, n'est-ce pas ? Et la facturation électronique pourrait bien être LA solution pour lutter contre les factures impayées. En adoptant la facturation électronique et en modernisant davantage votre processus de facturation, vous assurez :

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• Automatisation des processus: Les e-factures sont intégrées directement dans le système comptable du client via un format standardisé tel que l'UBL. Les destinataires reçoivent donc la facture immédiatement (sans délai postal ou électronique) et peuvent la traiter tout de suite.

• Une meilleure communication: Les e-factures contiennent toutes les informations nécessaires de manière claire et structurée. Cela empêche les clients de devoir demander des informations supplémentaires, ce qui peut causer des retards et entraîner des factures impayées.

• Rappels de paiement automatiques: Grâce aux capacités d'automatisation de la facturation électronique, vous pouvez envoyer automatiquement des rappels et des mises en demeure dès qu'un délai de paiement est dépassé. Cela évite que les factures tombent dans l'oubli et ne soient pas payées.

• Une confiance accrue dans les paiements: En utilisant des réseaux sécurisés comme Peppol, le risque de fraude ou de factures fantômes est réduit. En résumé, il y a plus de confiance chez les parties réceptrices, ce qui les incite à payer plus rapidement.

• Des paiements plus rapides: Selon des recherches récentes, les e-factures sont payées en moyenne 30 % plus rapidement que les factures traditionnelles, entraînant ainsi une meilleure trésorerie. Souvent, des options de paiement, telles que les virements SEPA ou les QR codes, sont ajoutées directement à la facture.

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Dites adieu aux factures impayées

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Les factures impayées sont un problème fréquent auquel de nombreux entrepreneurs, freelances, fournisseurs et même grandes entreprises sont confrontés. Heureusement, la facturation électronique – en plus de ses nombreux avantages en termes d'efficacité et d'automatisation – peut aider à accélérer le paiement des factures en attente.

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Avec la bonne stratégie, vous pouvez réduire l'impact des factures impayées. En respectant les délais de paiement légaux, en assurant un bon suivi de votre facturation, et en intégrant la facturation électronique dans votre entreprise, vous augmentez considérablement les chances de paiements ponctuels. Prêt à profiter des avantages de la facturation électronique via Peppol ?

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