Peppol is meer dan een e-invoicing netwerk: wat moet je als accountant écht weten over Peppol?

De uitdaging: van digitale postbode naar efficiënte workflow

‍

Als accountant wil je de rol van digitale postbode niet op je nemen. Het archaïsche en gedateerde beeld van een drukke receptionist die uren besteedt aan het sorteren en verdelen van post in individuele postvakjes, doet denken aan een scenario dat we liever vermijden in het digitale tijdperk.
‍

De Peppol-inbox van je klant kan overspoeld worden door een lawine aan diverse documenten. Deze zijn weliswaar cruciaal voor je klant, maar als accountant wil je ze liever uit je werkproces houden, toch? Jouw focus ligt ergens anders: het bewaken van de financiële gezondheid en compliance van je klanten - en het correct boeken van facturen.
‍

Een te brede toepassing van Peppol kan dus leiden tot een digitale overbelasting. Daar moet je waakzaam voor zijn.

‍

Wat is Peppol dan precies wel, eigenlijk?

‍

Peppol is een eDelivery-netwerk dat bedrijven en overheden met elkaar verbindt via een gestandaardiseerde infrastructuur. Het netwerk ondersteunt de uitwisseling van verschillende soorten documenten, zoals:

‍

• Facturen (e-invoices)
• Bestelbonnen
• Leveringsbonnen
• Contracten
• Andere juridische documenten

‍

Peppol beperkt zich dus niet alleen tot financiële documenten, maar biedt ondersteuning voor diverse zakelijke processen. Het is te vergelijken met een mobiele operator. Net zoals je via je telefoon verschillende soorten berichten kunt versturen - denk aan sms’jes, WhatsApp-berichten of e-mails - kan je via Peppol ook diverse zakelijke documenten uitwisselen.
‍

Het grote voordeel? Één betrouwbaar en gestandaardiseerd kanaal voor diverse vormen van zakelijke communicatie.
‍
‍

Lees Wat is Peppol en hoe werkt het? voor verdere uitleg over deze aankomende verplichting.
‍

‍

“Peppol biedt kansen voor digitalisering van processen buiten de boekhouding, van logistiek tot energiebeheer.”

‍

Documenttypes in Peppol: veel meer dan alleen maar facturen

‍

Peppol ondersteunt een breed scala aan documenttypes, elk met zijn eigen rol in het bedrijfsproces. Hieronder noemen we de meest relevante types voor een mkb, zoals beschreven in de officiële Peppol documentatie:

‍

• Peppol BIS Billing UBL Invoice V3 en CreditNote V3: 
  • Europese standaarden in lijn met EN16931
    
• Peppol Order transaction 3.0: 
  • Voor het uitwisselen van bestelbonnen
    
• Peppol Invoice Response transaction 3.0: 
  • Om te reageren op ontvangen facturen
    
• Peppol Despatch Advice transaction 3.0: 
  • Voor leveringsadviezen
    
• Peppol Catalogue transaction 3.0: 
  • Voor het beheren van productcatalogi
    ‍

Deze documenttypes zijn slechts een kleine greep uit de diverse mogelijkheden, maar wél zeer relevant voor een bedrijf in Nederland. Deze documenten bieden ondernemers een solide basis om hun bedrijfsprocessen te digitaliseren én te stroomlijnen.
‍

Als accountant sta je voor een erg belangrijke keuze: waar beheer je al die Peppol-documenten? In je vertrouwde boekhoudpakket of in een speciale Peppol-inbox? Het is tijd om kritisch te kijken naar je huidige werkwijze en te overwegen of die nog wel optimaal is in het Peppol-tijdperk. 
‍

Door de juiste keuze te maken, verhoog je niet alleen je eigen efficiëntie, maar verbeter je ook je dienstverlening. De enige vraag: hoe kan je je workflow aanpassen?
‍

De geschikte oplossing: van wie is de Peppol inbox?
‍

Wie beheert de documentenstroom in de Peppol-inbox? Als accountant wil je misschien niet verantwoordelijk zijn voor alle binnenkomende klantdocumenten, omdat dit vragen oproept over continuïteit. 
‍

Stel je voor: Wat als een klant vertrekt? Moet je ze dan loskoppelen van Peppol, met risico op verstoring? Of als je niet op tijd een nieuwe klant integreert, wat leidt tot fouten en frustraties? En als je overstapt naar andere software, moet de klant dan zijn workflow aanpassen? 
‍

Deze scenario's onderstrepen het belang van een flexibele en klantgerichte aanpak bij het beheren van Peppol-documenten. Het is cruciaal om een oplossing te hebben die zowel de continuïteit waarborgt als de flexibiliteit biedt om klanten naadloos te koppelen én los te koppelen, zonder hun bedrijfsprocessen te verstoren. Met als meest geschikte oplossing? Lucy, the easy Peppol platform.
‍

Lucy: jouw betrouwbare partner op het vlak van Peppol-documentbeheer

‍

Lucy is een platform dat mkb en accountants helpt bij het beheren van hun Peppol-documenten door processen te automatiseren en ervoor te zorgen dat alle documenten op de juiste plek terechtkomen.

‍

Lucy ontzorgt jou op basis van:

‍

• Automatische documentverwerking: Lucy sorteert voor jou alle Peppol-documenten automatisch en stuurt ze vervolgens integraal naar de juiste afdeling(en) binnen het bedrijf van jouw klant. Dat is handig!
  
  
• Integratie met jouw boekhoudsoftware: Lucy integreert moeiteloos met elke populaire boekhoudsoftware, waardoor handmatige verwerking overbodig wordt.
  
  
• Compliance en veiligheid: Lucy zorgt er niet alleen voor dat alle documenten voldoen aan de meest recente Peppol-standaarden, maar houdt ook rekening met de strikte eisen op het gebied van compliance.
  
  
• Real-time inzicht: Met Lucy hebben zowel jij als je klant real-time inzicht in alle inkomende documenten. Of het nu gaat om een factuur of een orderbevestiging: de informatie is altijd up-to-date en direct toegankelijk.

‍

Conclusie: Peppol, dé ruggengraat van moderne bedrijfsprocessen

‍

Peppol is veel meer dan een netwerk voor e-invoicing. Het biedt accountants en bedrijven een breed scala aan mogelijkheden - van HR tot logistiek! - om processen te digitaliseren en te stroomlijnen. 
‍

Kijk verder dan enkel en alleen de boekhouding én door de operationele kracht van een Peppol-inbox (zoals Lucy) te benutten, zet je met je bedrijf een enorme stap voorwaarts in je digitalisering. Op naar de toekomst!

‍

Ontdek alle voordelen van e-facturatie via Lucy voor accountants.

‍