Hoe betwist je een factuur? Ontdek alles wat je moet weten
Heb je een factuur ontvangen die niet klopt? Vervelend. Misschien is het bedrag hoger dan afgesproken, staan er kosten op die je niet herkent of is de dienst zelfs nooit geleverd geweest. Wat de reden ook is, je kan - en mag - een factuur altijd betwisten. Maar hoe betwist je een factuur correct? En dat liefst ook nog eens zonder juridische kopzorgen of eindeloze discussies? In deze blog loodsen we jou door het proces, dus lees gauw verder!
Wanneer kan je een factuur betwisten?
Niet elke factuur is heilig. En soms sluipt er al eens een foutje in tijdens het opstellen van een factuur. Er zijn dan ook verschillende gegronde redenen om als ondernemer een factuur te protesteren. Je kunt bijvoorbeeld een factuur betwisten wanneer:
- Het gefactureerde bedrag niet klopt (bv. onverklaarbare extra kosten, dubbele facturatie);
- De geleverde dienst of het geleverde product niet overeenstemt wat er onderling werd afgesproken;
- De factuur administratieve fouten bevat (bv. verkeerd btw-nummer, foute adresgegevens);
- Er bepaalde kosten zijn aangerekend op je factuur die je nooit hebt besproken of goedgekeurd;
- Er contractuele fouten in de factuur zijn opgenomen (bv. een totaal andere prijs dan overeengekomen);
- Je jouw goederen in een slechte staat hebt ontvangen (bv. beschadigde of onvolledige goederen).
Hoeveel tijd heb je om een bezwaar aan te tekenen?
Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om je factuur te betwisten. Wettelijk gezien varieert de termijn om te protesteren. Dit is namelijk afhankelijk van de betrokken partijen en het type overeenkomst. In de meeste gevallen wordt een betwisting als redelijk beschouwd binnen 8 à 15 dagen na de ontvangst van de factuur. Wacht je te lang, dan kan het zijn dat je je factuur niet meer kunt betwisten. De tegenpartij kan dan aanvoeren dat je je factuur stilzwijgend hebt aanvaard.
In de kijker: hoe betwist je een factuur?
Spoiler alert: een factuur betwisten doe je niet aan de hand van een woedend telefoontje of een passief-agressieve mail. Dit zijn de stappen die je wél moet volgen:
Stap 1: Controleer de factuur en het contract
Voor je de factuur aanvecht, check je best of er effectief een fout heeft plaatsgevonden. Vergelijk de factuur met je bestelling, offerte of contract. Soms zit het probleem eerder in een vergetelheid, met een misverstand tot gevolg. Zo’n klein administratief foutje kan snel - en in goede verstandhouding - rechtgezet worden, zonder al te veel gedoe.
Stap 2: Protesteer de factuur schriftelijk
Ben je zeker dat het contract of de offerte niet klopt? Zet je betwisting dan op papier en verstuur het op een manier waarbij je kunt aantonen dat de tegenpartij je betwisting ontvangen heeft. Protesteer dus nooit alleen mondeling: je hebt namelijk geen bewijs. Enkele opties om je factuur te betwisten:
- Aangetekende brief: Veruit de veiligste optie, aangezien je concreet bewijs van verzending en ontvangst hebt. Let echter op: je kan een aangetekende zending weigeren of vergeten ophalen. Een exemplaar per gewone post opsturen kan een back-up plan zijn, aangezien die gewoon in de brievenbus geleverd wordt.
- Per e-mail : Een e-mail werkt sneller dan een aangetekende brief wanneer je een factuur wilt betwisten. Vraag echter wél een bevestiging. Zo weet je meteen of de factuur effectief wordt bekeken en behandeld.
- Andere digitale communicatie (WhatsApp, sms, etc.): Andere digitale kanalen, zoals WhatsApp, Messenger, sms of zelfs LinkedIn, zijn veel minder formeel. Deze communicatie kan wel aanvullen gebruikt worden - als bijkomend bewijs.
Stap 3: Motiveer je betwisting
Wie een factuur aanvecht of betwist, moet altijd een gedetailleerde motivatie geven over de achterliggende reden van de betwisting. Een algemeen, vaag protest volstaat namelijk niet. Wees daarom zo nauwkeurig mogelijk en hou het zakelijk. Een duidelijke en professionele toon vergroot de kans op een snelle oplossing. Hieronder lijsten we enkele zaken op die je zeker in je betwisting dient op te nemen:
- Factuurnummer en datum;
- Een duidelijke uitleg waarom de factuur niet klopt;
- Ondersteunende documenten (vb. contracten, offertes, e-mails);
- Een concreet voorstel (vb. volledige annulatie, aanpassing van het bedrag of correctie van de fout);
- Een redelijke deadline voor een reactie.
Stap 4: Betaal het onbetwiste deel
Betwist je slechts een deel van de factuur? Betaal dan alvast het bedrag op de factuur dat wél klopt. Zo toon je dat je ter goeder trouw handelt en voorkom je eventuele boetes of incassokosten. Bovendien vermijd je dat de samenwerking met je leverancier of klant een zure nasmaak krijgt, iets dat altijd de voorkeur heeft, toch?
Makkelijk factureren met Lucy en Peppol
Een factuur betwisten is nooit aangenaam, maar soms moet het. Foutieve facturen kunnen immers altijd gebeuren. Het belangrijkste? Wees duidelijk, reageer tijdig en zorg voor voldoende bewijs. Wil je de kans op fouten minimaliseren, je administratie vereenvoudigen en je facturatie gestroomlijnder laten verlopen? Dan kan een digitaal facturatieplatform dat inzet op Peppol e-invoicing je heel wat gemoedsrust bezorgen. Bespaar jezelf heel wat frustratie en pluk vandaag nog de vruchten van Lucy. Succes met je facturatie!
