Facturen maken als ondernemer: van traditionele facturen tot e-invoices
Het maken van een factuur is een essentieel onderdeel van iedere onderneming. Of je nu een kleine zelfstandige bent of een grote multinational runt: correcte, overzichtelijke facturen zijn van immens belang. Door de doorgedreven digitalisering én de nieuwe wetgeving omtrent e-facturatie, ook wel e-invoicing genoemd, is de manier waarop we facturen maken en versturen drastisch gewijzigd. In deze blog leggen we de verschillende methodes om facturen te maken onder de loep, kijken we naar de verschillen tussen een traditionele factuur en een e-invoice en belichten we de voordelen van een geavanceerde e-invoicing tool zoals Lucy. Klaar voor de toekomst? Veel leesplezier!
.png)
Facturen maken op verschillende manieren
Het maken van facturen gebeurt door iedereen anders: op papier, via Excel, met de hulp van een facturatiesoftware of - de vernieuwde wetgeving indachtig - op basis van e-invoicing. We belichten de drie meest voorkomende facturatiemethodes:
- Facturen maken via Word of Excel: Deze traditionele, ietwat gedateerde manier wordt nog steeds gebruikt door tal van (kleinere) ondernemers. Je maakt zelf een sjabloon en vult vervolgens je gegevens handmatig in. Dit kost echter heel wat tijd, is niet bepaald efficiënt en vergroot de kans op fouten aanzienlijk.
- Facturen maken via online software: Software en verschillende online tools ontzorgen jou als ondernemer onder meer via gestandaardiseerde sjablonen, automatische berekeningen en de mogelijkheid om klant- en artikelgegevens op te slaan. Dit maakt het proces niet alleen efficiënter, maar ook professioneler.
- Facturen maken via e-invoicing: Met e-invoicing gebruik je een gestandaardiseerd XML-formaat (zoals UBL) dat direct in het systeem van je klant wordt verwerkt. Tools, zoals Lucy, combineren innovatie, gebruiksgemak en automatisering, om ervoor te zorgen dat jij je kunt focussen op wat echt telt: ondernemen.
Wist je dat …
… e-invoicing vanaf 1 januari 2026 verplicht wordt voor elke B2B-onderneming? En dat betekent dat er nog héél wat werk aan de winkel is op het vlak van implementatie. Je leest hier alles over de huidige stand van zaken in België!
Het verschil tussen e-invoices en traditionele facturen
Er heerst een misvatting onder ondernemers over wat een e-invoice precies is. Spoiler alert: niet elke digitale factuur is een e-invoice. Laten we de belangrijkste kenmerken van e-invoices oplijsten, zodat jij duidelijk het verschil leert kennen:
- Gestandaardiseerd formaat: E-invoices worden opgesteld in een gestandaardiseerd XML-formaat zoals UBL (Universal Business Language). Dit maakt ze 100% leesbaar voor verschillende softwareprogramma’s - zelfs internationaal.
- Automatische verwerking : Omdat de gegevens gestructureerd zijn volgens een gestandaardiseerde code, kunnen systemen de factuur direct inlezen, wat handmatig werk vermindert, fouten voorkomt en de efficiëntie verhoogt.
- Peppol-compatibiliteit: E-invoices kunnen via het veilige, internationale Peppol-netwerk worden verstuurd, wat zorgt voor een betrouwbare uitwisseling én een gestroomlijnd proces tussen bedrijven en/of overheden.
- Compliancy: E-invoices voldoen aan alle internationale standaarden, strenge vereisten en lokale regelgevingen, waardoor ze juridisch en fiscaal acceptabel zijn - en de ondernemer er niet van moet wakker liggen.
Wist je dat …
… een PDF géén e-invoice is? Het verschil zit’m in de automatisering. Waar een PDF-factuur nog steeds handmatig moet ingevoerd worden, wordt een e-invoice volautomatisch verwerkt omdat het xml-formaat universeel wordt uitgelezen. Zonder menselijke tussenkomst!
De voordelen van e-invoicing met Lucy
Zoals je hierboven hebt gezien, wordt het maken van facturen kinderspel dankzij Lucy. Bovendien heeft Lucy heel wat specifieke functies voor jou in petto die je proces nog efficiënter en gestroomlijnder maken. Enkele concrete voordelen:
- Eigen Peppol-inbox: Dankzij Lucy verstuur je jouw verkoopfacturen direct naar je accountant of andere systemen. Met één druk op de knop!
- Automatisch gegevens: Voer gewoon de klantnaam in en Lucy vult automatisch de rest van de gegevens aan. Ook artikelen worden eenvoudig aangemaakt!
- Flexibele verzending: Lucy laat je jouw e-facturen rechtstreeks via Peppol versturen. Zit je klant nog niet op Peppol? Dan kan je je facturen per e-mail (als PDF) versturen.
- Gebruiksvriendelijke editor: Lucy is enorm gebruiksvriendelijk en flexibel, waardoor het qua werkwijze nauwelijks verschilt van je vorige manier van werken.
- Automatische e-mailtemplates: Via Lucy kan je een e-mailtemplate instellen voor facturen, creditnota’s en herinneringen. Alweer tijdbesparing!
- Geavanceerde zoekfunctie: Op zoek naar een bepaalde factuur? De zoekfunctie in Lucy is zo verregaand dat je zelfs tot op woordniveau kunt zoeken.
Klaar om alle voordelen van Lucy, the easy Peppol platform, te ontdekken?
