Une gestion efficace des débiteurs aide à prévenir les factures impayées

Établir des conditions de paiement claires

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Établir des accords clairs évite les malentendus. Assurez-vous que vos factures contiennent toujours des conditions de paiement juridiquement correctes.

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Déterminer les délais de paiement

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En Belgique, le délai de paiement standard est de 30 jours, mais vous pouvez également convenir d'autres arrangements avec vos clients. Tenez compte de la nature de vos services ou produits et du secteur dans lequel vous opérez.

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Conseil : assurez-vous que le délai de paiement est clairement mentionné sur chaque facture. Cela évitera les malentendus et les retards de paiement.

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Pénalités et intérêts pour retard de paiement

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Incluez dans vos conditions de paiement les conséquences d'un retard de paiement. Pensez aux intérêts de retard légaux ou à une indemnité forfaitaire. Cela représente souvent 10 % du montant de la facture. Attention : ces montants doivent être raisonnables et proportionnels au montant total de la facture.

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Moyens de paiement acceptables

Facilitez le paiement pour vos clients en offrant diverses méthodes de paiement, telles que :

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• Virement bancaire
• Prélèvement automatique
• Carte de crédit
• Plateformes de paiement en ligne

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Plus vous offrez d'options à votre client, moins il y a de risque de retard de paiement.

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L'importance d'une facturation correcte et opportune

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Plus vous facturez rapidement, plus vite vous serez payé. Mais cela ne s'applique que si vos factures sont correctes et complètes. Une telle facture doit contenir toutes les informations légales obligatoires :

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• Votre nom de société, adresse et numéro de TVA
• Coordonnées du client
• Date et numéro de facture
• Une description claire des services ou produits fournis
• Montant à payer hors taxes et toutes taxes comprises
• Le délai de paiement
• Vos conditions de paiement

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L'importance d'une référence structurée

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Une référence structurée simplifie l'identification et le traitement des paiements pour vous et votre client. Ajoutez le code unique (souvent 12 chiffres) à votre facture. Votre client mentionne ce code lors du paiement. Simple, non ?

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Optez pour un suivi de paiement structuré

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Parfois, un client ne paie pas à temps. Avec un suivi de paiement structuré, vous évitez les longues périodes d'attente.

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Tentative 1 : rappels amicaux avant la date d'échéance

Une semaine avant la date d'échéance, envoyez un message amical pour rappeler à votre client la facture impayée. Cela ne paraît pas insistant et démontre plutôt votre professionnalisme.

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Tentative 2 : rappels de paiement à la date d'échéance

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Si le paiement n'a pas encore été effectué, envoyez un rappel de paiement. Indiquez poliment mais clairement le montant dû et le nouveau délai de paiement.

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Tentative 3 : relances après la date d'échéance

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Le paiement n'est toujours pas reçu ? Envoyez alors un rappel formel.

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• Premier rappel : 7 à 14 jours après la date d'échéance (vous pouvez déjà mentionner d'éventuelles pénalités ou étapes supplémentaires)
• Deuxième rappel : environ 3 semaines après la date d'échéance
• Troisième rappel : 4 à 5 semaines après la date d'échéance

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Un rappel bien structuré comprend :

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• Une mention claire qu'il s'agit d'un rappel
• Une référence à la facture originale (numéro, date, montant)
• La date d'échéance de la facture
• Des instructions claires sur la manière de payer
• Les coordonnées pour des questions ou des problèmes

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Faire appel à une agence de recouvrement ou à un avocat

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Êtes-vous à bout après toutes les tentatives de contact infructueuses ? Parfois, il n'y a pas d'autre option que de faire appel à une agence de recouvrement ou à un avocat.

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• Envoi d'une mise en demeure : faites cela par lettre recommandée comme dernier avertissement avant d'entamer des démarches juridiques.
• Agence de recouvrement : coûts et procédures : une agence de recouvrement peut récupérer les factures impayées sans intervention judiciaire, ce qui permet d'économiser du temps et des frais juridiques.
• Démarches juridiques via un avocat : si un client continue de refuser de payer, un avocat peut aider avec une procédure judiciaire.
• Règlement à l'amiable : parfois, un plan de paiement ou un paiement partiel est préférable à une procédure judiciaire. Mettez toujours ces arrangements par écrit.
• Recouvrement judiciaire comme dernière option : c'est un processus long et coûteux, donc recommandé uniquement si toutes les autres démarches échouent.

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​​Automatisez votre gestion des débiteurs et évitez les impayés

Avec les bons outils, vous pouvez gagner beaucoup de temps sur le suivi des paiements. Cela vous apporte de nombreux avantages, tels que :

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• Gain de temps grâce aux rappels automatiques
• Cohérence dans le suivi des paiements
• Meilleure surveillance des paiements en retard
• Amélioration de la trésorerie
• Moins d'erreurs administratives

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Convaincu d'automatiser votre gestion des débiteurs ? Lucy utilise le système Peppol pour garantir un transfert transparent des données de facturation et des informations de paiement. Ainsi, votre suivi des paiements devient encore plus efficace !

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Mesures préventives contre les impayés

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Mieux vaut prévenir que guérir. Avec ces mesures de précaution, vous réduisez le risque de non-paiement :

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• Vérification de crédit : évaluez la santé financière des nouveaux clients.
• Acomptes : pour les montants importants, demandez un acompte pour limiter les risques.
  
  • Pour les petites tâches : acompte de 30-50%
  • Pour les grands projets : paiements échelonnés
  • Pour les nouveaux clients : taux d'acompte plus élevé
  • Pour les clients réguliers : conditions plus flexibles
• Conditions claires : assurez-vous que vos conditions de paiement sont juridiquement valides et signées.
• Facturation Peppol via Lucy : Peppol améliore la transparence et la traçabilité des factures. Ainsi, les factures ne se perdent pas et sont traitées plus rapidement. Parfait pour améliorer la trésorerie !

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