De voorschotfactuur: wat is het en waarom gebruik je het?

Wat is een voorschotfactuur?

‍

Een voorschotfactuur is een échte, officiële en rechtsgeldige factuur waarmee je je klant vraagt om een deel van het totaalbedrag vooraf te betalen. Het gaat dus niet, zoals bij een offerte of een proforma factuur, om een vrijblijvende prijsindicatie. Een voorschotfactuur:

‍

• Heeft juridische en fiscale waarde.
• Moet opgenomen worden in je boekhouding.
• Wordt verrekend met de eindfactuur of saldofactuur.

‍

‍

Wat is het verschil met de gewone factuur?

‍

Een voorschotfactuur verschilt eigenlijk niet enorm veel van een gewone factuur. Net zoals de gewone factuur moet ze immers voldoen aan alle wettelijke factuureisen, zoals onder meer een duidelijke beschrijving, een uniek factuurnummer en alle bedrijfsgegevens van de beide partijen. In deze blog ontdek je alle wettelijke vereisten om een juiste factuur op te stellen.

‍

De verschillen zitten echter in het volgende. De voorschotfactuur:

‍

• Wordt verstuurd vóór de levering van de diensten en/of producten. 
• Benoemt specifiek dat het gaat om een voorschot of aanbetaling. 
• Omvat slechts een deel of percentage van het totale factuurbedrag. 
• Moet vooraf besproken en duidelijk overeengekomen zijn met de klant. 
• Bevat vaak een korte beschrijving van de levering, verwijzend naar de offerte.
• Vereist een eindfactuur (afrekening) om de rest van de betaling af te ronden.

‍

‍

Is een voorschotfactuur met of zonder btw?

‍

Moet je je voorschotfactuur opstellen met of zonder btw? Een veelgestelde vraag, met een duidelijk antwoord: net zoals op een gewone factuur moet er btw op staan. Bovendien moet de btw op een voorschotfactuur overeenkomen met de btw die uiteindelijk op de eindfactuur vermeld wordt. Er zijn echter twee uitzonderingen:

‍

• Je levert diensten en/of producten die vrijgesteld zijn van btw.
• Je levert aan een buitenlandse klant, waardoor je de btw verlegt.

‍

‍

Waarom gebruik je een voorschotfactuur?

‍

Een voorschotfactuur kan een handig middel zijn. Het heeft namelijk heel wat pluspunten - en dat zowel voor jou als ondernemer als voor de klant. We lijsten de belangrijkste voordelen van een voorschotfactuur hieronder op:

‍

• Voorfinanciering van kosten: Soms is het nodig om als ondernemer kosten te maken voor je kunt beginnen met de levering van je diensten of goederen. Deze kosten, zoals bijvoorbeeld de aankoop van materialen of het inhuren van personeel, kan je dekken via een voorschotfactuur.

‍

• Verhoogde klantbetrokkenheid: Een voorschotfactuur kan dienen om er 100% zeker van te zijn dat je klant de samenwerking serieus neemt. Als ze reeds een deel van het totaalbedrag betalen op voorhand, getuigt dit van een zekere toewijding om het afgesproken project te voltooien. 

‍

• Minder risico voor de ondernemer: Het zou niet mogen, maar elke ondernemer weet ervan: soms moet je enorm lang wachten op een betaling. Of worden facturen gewoonweg niet betaald. Met een voorschotfactuur neem je alvast een deel van dit risico weg en versterk je je cashflow.

‍

• Kleinere kans op annulatie: Samenwerkingen zijn niet in steen gebeiteld, oftewel: je klant kan altijd nog beslissen om het project te annuleren. Wanneer er reeds een voorschot betaald wordt, krijg je op z’n minst een vergoeding voor je voorbereidend werk of de reeds gemaakte kosten. 

‍

‍

In de praktijk: zo gebruik je een voorschotfactuur

‍

Stel: je bent een aannemer en gaat starten aan een grote renovatie. De totale projectprijs bedraagt €100.000, excl. btw. Aangezien je op voorhand al heel wat materiaal zult moeten aankopen, waaronder isolatie, ramen en ruwbouwmaterialen, wil je op voorhand een deel van die kosten gedekt zien. Daarom spreek je met de klant een voorschot van 25% af.

‍

Concreet ziet dat er zo uit:

‍

• Stap 1: bepaal het voorschotbedrag (excl. btw); Je vraagt 25% voorschot op een totaalbedrag van €100.000. Uitgerekend komt dit dus overeen met €25.000 (excl. btw).

‍

• Stap 2: bereken de btw (21%) op het voorschot; Volgens de btw-regels in België moet je ook btw aanrekenen op een voorschot. In dit geval: 21% van €25.000 = €5.250.

‍

• Stap 3: bereken het totaal te betalen voorschotbedrag; Tel het voorschotbedrag (= €25.000) en de btw (= €5.250) bij elkaar op. Het totaal te betalen bedrag van de voorschotfactuur is dus €30.250.

‍

• Stap 4: stel (na de werken) de eindfactuur op; Na uitvoering van de werken maak je een saldofactuur (= eindfactuur) op voor het totale project: €100.000 (= totale prijs) - €25.000 (= voorschot) = €75.000. De btw (= 21%) op dat resterende bedrag bedraagt €15.750. Je totale eindfactuur, inclusief btw, zal dus €90.750 (= €75.000 + €15.750) bedragen.

‍

‍

De voorschotfactuur: een interessante piste

‍

Een voorschotfactuur is meer dan alleen een handige tool om je cashflow gezond te houden. Het zorgt ook voor meer bescherming, verkleint de kans op een last-minute annulatie én versterkt het wederzijds vertrouwen. Door duidelijke afspraken te maken en correct te factureren, kan je misverstanden vermijden en financiële kopzorgen wegnemen. Zeg nu zelf: dat klinkt als muziek in de oren, toch?

‍

‍