De proforma factuur: wat is het, waarom stuur je het en hoe moet je zoiets opstellen?

Wat is een pro forma factuur?

‍

Een proforma factuur is een tijdelijk, niet-officieel document. Het wordt eigenlijk uitsluitend gebruikt als hulpmiddel en is niet bedoeld voor boekhoudkundige of belastingtechnische doeleinden. Proforma facturen zie je vaak bij import en export. Je verstuurt deze factuur dan nadat een klant akkoord is gegaan met de offerte, maar voordat de daadwerkelijke levering of betaling plaatsvindt.

‍

‍

Wanneer gebruik je een pro forma factuur?

‍

Een proforma factuur komt van pas in verschillende situaties:

‍

• Offertes of prijsvoorstellen voor klanten: je geeft een duidelijk overzicht van de kosten en voorwaarden voordat de deal definitief is.

‍

• Douaneformaliteiten bij internationale handel: als je zaken doet met buitenlandse klanten, helpt de proforma factuur om invoerprocedures te regelen.

‍

• Aanvragen van voorschotten of betalingen op voorhand: het document kan dienen als basis voor het aanvragen van een aanbetaling.

‍

• Budgetvoorstellen in B2B of overheidscontext: in deze context kan de proforma factuur gebruikt worden om de planning en kostenspecificaties vast te leggen.

‍

Door in deze situaties een proforma factuur op te stellen, hou je helderheid in de communicatie en bereid je je klant én jezelf zo optimaal mogelijk voor op de volgende stappen.

‍

‍

Wat moet er op een proforma factuur staan?

‍

Een proforma factuur is geen officiële factuur. Dit betekent dat ze dus niet moet voldoen aan de factuureisen voor een gewone factuur, waaronder:

‍

• Alle gegevens van jouw bedrijf: vermeld je bedrijfsnaam, rechtsvorm, adresgegevens en btw-nummer.

‍

• Gegevens van de klant: voeg de bedrijfsnaam of naam van de klant, adresgegevens en btw-nummer (indien van toepassing) toe. 

‍

• Factuurnummer: zorg dat elke factuurnummer uniek en opeenvolgend is. Dit is een wettelijke vereiste.

‍

• Factuurdatum: geef de factuurdatum weer. Dit is de datum waarop je de factuur hebt opgemaakt.

‍

• Omschrijving van de producten/diensten: probeer dit steeds zo duidelijk mogelijk te omschrijven.

‍

• Bedragen en btw-specificaties: vermeld telkens het nettobedrag, het btw-bedrag (incl. btw-percentage) en het totaalbedrag.

‍

• Betalingstermijn: geef duidelijk aan binnen hoeveel dagen dat de factuur moet worden betaald. 

‍

• Rekeningnummer: vermeld duidelijk het bankrekeningnummer, inclusief de naam van de rekeninghouder.

‍

Let op: je moet wél altijd duidelijk vermelden dat het gaat om een proforma factuur, zodat hierover geen verwarring kan ontstaan. 

‍

‍

Verschillen tussen een gewone en een proforma factuur

‍

We lijsten hieronder de belangrijkste verschillen op tussen de gewone factuur en de proforma factuur. Ze onderscheiden zich voornamelijk op basis van onderstaande aspecten

‍

• De proforma factuur is niét rechtsgeldig, wordt niet opgenomen in de boekhouding en heeft geen verplicht factuurnummer. Er is geen directe verplichting tot betaling en heeft als doel om te informeren over aankomende leveringen of tarieven.

‍

• De gewone factuur is een officieel, juridisch document met een uniek factuurnummer dat administratief wordt verwerkt in de boekhouding. De klant is verplicht om deze factuur, die dient als betalingsverzoek en bewijs van de transactie, te betalen.

‍

Kortom, de proforma factuur is een veelzijdig hulpmiddel dat je in allerlei commerciële situaties kunt gebruiken. Of je nu werkt met internationale handelspartners op het vlak van import en export of eerder zit met een overheidscontext: het opstellen van een duidelijke proforma factuur zorgt niet alleen voor helderheid, maar ook voor vertrouwen. 

‍